IT-System braucht einen doppelten Boden. Damit das Unternehmen bei Datenverlust nicht ins Wanken gerät.

Jeder kennt das Phänomen: Man verschiebt die Sicherung wichtiger Daten immer wieder aufs Neue. Auf Morgen. Oder auf nächsten Montag. Oder auf den fernen Tag, an dem vielleicht etwas mehr Zeit dafür ist.

Gerade Unternehmer wissen in der Regel ziemlich genau, wie wichtig eine regelmäßige Datensicherung ist. Viele scheuen aber die vermeintlich hohen Kosten und die technische Komplexität.

Und so verlässt man sich darauf, dass schon nichts passieren wird. Bisher lief ja auch alles gut.

Bis plötzlich der Ernstfall mit einem Paukenschlag im Raum steht:

Der Diebstahl. Der Computercrash. Oder der Wasserschaden. Schon ein Defekt am Festplattenlaufwerk kann monatelange Arbeit in einem Sekundenbruchteil vernichten. Die Liste möglicher kleiner und großer Katastrophen ist lang. Erstaunlich wie lange man sie verdrängen kann.

Datensicherung nach Plan

Dabei ist eine regelmäßige Datensicherung heutzutage weder teuer noch kompliziert.

Speichermedien gibt es mittlerweile zum Schnäppchenpreis und die Archivierung der Daten lässt sich für den Alltag automatisieren. Hauptsache, dahinter steht ein Plan. Denn jedes Unternehmen hat ein anderes System, andere Datenaufkommen, andere Arbeitsroutinen und so weiter. Ein Experte kann dabei behilflich sein. Er analysiert die individuellen Kriterien zur Datensicherung und erstellt eine Sicherungs-Strategie, nach der die Datensicherung automatisch regelmäßig und umfassend erledigt wird. So dass im Alltag alle Zeit für das Kerngeschäft bleibt.

Speicherpflichten und Strafen

Der Verlust von Daten kann das ganz große Drama bedeuten: Fast fertige Projekte brechen unwiderruflich zusammen, die Geschäftskorrespondenz kommt zum Erliegen und wichtige Systemeinstellungen sind vernichtet. Darüber hinaus stellt sich jedoch noch ein weiteres Problem dar: Bereits seit dem 1. Januar 2002 ist jeder Unternehmer zur digitalen Archivierung aller steuerrechtlich relevanten Unterlagen verpflichtet. Sind diese unwiederbringlich verloren, kann das unangenehme Folgen mit sich bringen. Zunächst einmal beginnt das Finanzamt damit, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Wer sich zusätzlich der „Verletzung der Buchführungspflicht“ schuldig macht, kann auch noch mit einer Freiheitsstrafe oder einer saftigen Geldstrafe rechnen. Im Falle einer GmbH haftet übrigens der Geschäftsführer. Es sei denn, er hat die Verantwortung zur planmäßigen Sicherung zuvor vertraglich delegiert. Aber ein Rechtsstreit kann auch durch Ansprüche von Kunden, Patienten oder Geschäftspartnern vom Zaun gebrochen werden. Wer aber seine Geschäftsdaten beweiskräftig und vollständig gesichert hat, ist gegen solche Katastrophen hervorragend gewappnet.

Die Speichermedien

Größere Datenmengen wurden bis vor wenigen Jahren noch auf Magnetbändern archiviert. Diese Methode war nicht nur sehr teuer, der Speicherprozess war außerdem sehr langsam. Heute stehen zahlreiche Speichermedien zur Wahl, die deutlich preiswerter und gleichzeitig schneller sind. Die Entscheidung für ein Medium sollte vor dem Hintergrund einer umfassenden Sicherungs-Strategie getroffen werden. Denn jede Technologie hat konkrete Vor- und Nachteile und eignet sich damit jeweils für bestimmte Ziele.

1. Die kurzfristige Sicherung

Bei einem Datenverlust sollen diese sofort wiederhergestellt werden können. So soll ein unterbrechungsfreies Arbeiten gewährleistet werden. Hier ist es eine gängige Strategie, ein Festplatten-Verbundsystem (genannt: RAID) zu benutzen. Dabei werden alle Daten im Arbeitsprozess synchron auf mehreren Festplatten gespeichert. Beim Ausfall einer Platte, werden die benötigten Daten einfach von einer anderen ausgelesen. Der Nachteil bei dieser Methode ist der, dass alle Platten in einem Rechner sitzen. Alternativ bietet es sich an, seine Daten auf externen Speichermedien zu sichern. Das können einfache USB-Festplatten sein, oder auch Speicherkarten und -sticks.

2. Die mittelfristige Sicherung

Im Vergleich zur kurzfristigen Sicherung, schützt die mittelfristige auch vor dem Datenverlust durch manuelle Änderungen. Wenn zum Beispiel durch ein Software-Update wichtige Einstellungen geändert wurden. Oder wenn eine wichtige Datei überschrieben wurde. In regelmäßigen Abständen werden daher nicht nur Daten gesichert, sondern das ganze System. Und zwar so, dass immer mehrere ältere Versionen verfügbar sind. Dabei handelt es sich um eine vollständige Kopie, während bei der kurzfristigen Sicherung nur kürzlich geänderte Dateien gespeichert werden. Wegen großer Speichervolumen, bieten sich hier externe Festplatten an. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich so die Sicherheitskopie räumlich vom System trennen lässt. Denn bei einem Einbruch oder Wasserschaden bringt es nichts, wenn die Kopie direkt neben dem Arbeitsrechner liegt.

3. Die langfristige Sicherung

Bei der langfristigen Sicherung geht es hauptsächlich darum, der gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung Genüge zu tun. Auch Versicherungen zahlen im Schadensfall häufig nur, wenn eine Datenkopie außerhalb des Büros nachgewiesen werden kann. Es macht also Sinn, seine Daten regelmäßig komplett zu sichern, und an einem geeigneten Ort, vielleicht einem Schließfach, aufzubewahren.

Online-Datensicherung

Es finden sich im Netz zahlreiche Dienstleister, die eine komfortable Datensicherung via Internet anbieten. Hier stehen dem offensichtlichen Nutzen aber neue Probleme gegenüber. Denn ein FTP-Server ist sicher kein geeigneter Ort für vertrauliche Daten. Und auch Kunden sind bestimmt nicht glücklich, wenn ihre Daten in die Hände Dritter gegeben werden.

Fazit:

Datensicherung ist ein Muss.

Denn der Verlust bedeutet für ein Unternehmen immer bittere Konsequenzen. Eine Sicherungs-Strategie macht außerdem nicht nur das System sicher, sondern sorgt auch dafür, dass der Besitzer besser schlafen kann.

Denn sind wir mal ehrlich. Ein unsicheres System macht Magengrummeln. Damit allen rechtlichen Verpflichtungen nachgekommen wird und die Sicherungs-Strategie auch wirklich zum Unternehmen passt, lohnt sich das Gespräch mit dem Experten.

Übrigens lohnt sich auch der Hausputz im System: Denn selbst beim sorgfältigstem Arbeiten sammelt sich im Laufe der Zeit ein Haufen Daten-Ballast an. Und der wird bei einer Datensicherung mit kopiert. Auf die Dauer ein Platzfresser. Doch auch Datenbereinigungen, Defragmentierungen usw. lassen sich automatisieren.

Machen Sie es sich leicht. Fragen Sie den Fachmann.